Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf rechnungio.de und in der Software rechnungio ist:

Arpo, Inhaber Albert Qerimi
Weinbietstr. 30
67065 Ludwigshafen am Rhein
Telefon: +49 176 68992708
E-Mail: support@rechnungio.de

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst, ein Konto anlegst und rechnungio nutzt.

Daten, die du in rechnungio über deine eigenen Kunden, Lieferanten und Beschäftigten eingibst – zum Beispiel Rechnungsempfänger, Belege oder Arbeitszeiten –, verarbeiten wir in deinem Auftrag. Verantwortlich dafür bist du. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).

rechnungio läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Dort speichern wir die Daten der Website und der Software; welche Dienstleister darüber hinaus Daten erhalten, steht in den folgenden Abschnitten. Hetzner verarbeitet sie nur nach unseren Weisungen; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb – und, soweit es um dein Konto geht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du rechnungio.de aufrufst, übermittelt dein Browser technisch notwendige Daten an unseren Server, insbesondere deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Ohne diese Daten kann die Seite nicht ausgeliefert werden.

Die Protokolldateien unserer Anwendung enthalten Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und technische Fehlermeldungen, aber keine IP-Adressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Auslieferung und Sicherheit der Website.

Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Hash, nie im Klartext. Später kommen dein Name und die Angaben zu deinem Unternehmen hinzu. Wir speichern außerdem, wann du die AGB und den AVV akzeptiert hast und in welcher Fassung.

Damit du angemeldet bleibst, speichern wir für jede Anmeldung eine Sitzung mit Angaben zu deinem Browser. Eine Sitzung läuft nach 7 Tagen ab.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Kontodaten, bis du dein Konto löschen lässt. Dann löschen oder anonymisieren wir sie innerhalb von 30 Tagen, soweit wir sie nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten behalten müssen.

Wenn du rechnungio nutzt, speichern wir die Angaben zu deinem Unternehmen (zum Beispiel Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und Logo) und alles, was du anlegst: Rechnungen, Angebote, Ausgaben, hochgeladene Belege und Einstellungen. Hochgeladene Dateien liegen auf unserem Server in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit darin Daten Dritter enthalten sind, gilt der AVV (siehe Abschnitt 2).

Damit Änderungen an Rechnungen und anderen buchhaltungsrelevanten Daten nachvollziehbar bleiben, wie es die GoBD verlangen, protokollieren wir wichtige Aktionen in deinem Konto: wer sie wann ausgeführt hat und was sich geändert hat. Deine IP-Adresse und Browserkennung speichern wir dabei nicht; ältere Einträge aus dem Jahr 2026 enthalten sie noch, weil das Protokoll nachträglich nicht verändert werden kann.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 146 AO und den GoBD sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch). Wir bewahren die Einträge so lange auf, wie die zugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen, also bis zu 10 Jahre.

Für E-Mails aus rechnungio – etwa die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse, das Zurücksetzen des Passworts oder Rechnungen und Angebote, die du an deine Kunden sendest – nutzen wir den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Resend erhält dafür Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhänge der E-Mail.

Mit Resend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der die EU-Standardvertragsklauseln enthält. Zusätzlich nimmt Resend am EU-US Data Privacy Framework teil. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; E-Mails an deine Kunden versenden wir in deinem Auftrag (siehe AVV).

Bezahlte Tarife wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland). Zahlst du über Stripe, gibst du deine Zahlungsdaten direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Wir speichern nur die Kennungen, die Stripe für dich und dein Abo vergibt, sowie den Status deines Abos.

Wählst du die jährliche Zahlung per Rechnung, überweist du den Betrag auf unser Bankkonto. Dabei erhalten wir über unsere Bank in der Regel den Namen des Kontoinhabers, die IBAN, den Betrag, das Datum und den Verwendungszweck. Wir nutzen diese Angaben nur, um die Zahlung deiner Rechnung zuzuordnen. Zahlungsbelege und Kontoauszüge bewahren wir entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, lit. c DSGVO.

Stripe verarbeitet Daten teilweise als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, und kann sie dabei an Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Grundlage dafür sind das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Auf der Bezahlseite setzt Stripe dafür Cookies.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Wenn du einen Beleg scannen lässt, senden wir das Bild oder PDF an die Gemini API von Google, um Händler, Betrag, Datum und Kategorie auszulesen.

Wenn du Rio, den KI-Assistenten, nutzt („Mit Rio ausfüllen“, „Mit Rio schreiben“), senden wir an die Gemini API: deinen Satz oder Text, die Namen und Kundennummern deiner Kunden, die zum Satz passen, deine Produkte mit Preisen und Steuersätzen, die Positionen der letzten Rechnung dieser Kunden sowie für E-Mails Nummer, Betrag, Datum und Leistungen des Dokuments, Anrede und Name des Empfängers und deinen Namen. Adressen, E-Mail-Adressen, Bankdaten und Steuernummern senden wir nicht. Rio macht nur Vorschläge in deinem Formular; gespeichert oder versendet wird erst, wenn du es selbst tust. Deinen Text speichern wir nicht.

Google verarbeitet die Daten nach seinen Bedingungen zur Auftragsverarbeitung und nutzt sie nicht, um seine KI-Modelle zu verbessern. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln.

Für die Spracheingabe bei Rio nutzt rechnungio die Spracherkennung deines Browsers. Wir erhalten nur den fertigen Text, nie die Aufnahme. Je nach Browser verarbeitet dessen Anbieter (etwa Google bei Chrome, Apple bei Safari) die Sprache nach seinen eigenen Bedingungen. Du kannst den Satz stattdessen auch tippen.

Zu jeder Nutzung einer KI-Funktion speichern wir, wer sie wann genutzt hat, welches Modell geantwortet hat, wie lange es gedauert hat, wie groß Anfrage und Antwort waren und ob ein Fehler auftrat. Dazu kommen Kennzahlen zum Ergebnis, etwa wie viele Positionen Rio ausgefüllt hat, ob der Kunde gefunden wurde, woher die Preise stammen, ob du den Vorschlag gesprochen oder getippt hast und ob du ihn rückgängig gemacht hast. Den Inhalt (deinen Text, Namen, Beträge, Belege) speichern wir dabei nicht. Wir nutzen diese Daten, um das Monatslimit im Gratis-Tarif zu zählen und Missbrauch zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie um Kosten zu überblicken und die KI-Funktionen zu verbessern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Funktionen sind freiwillig; du kannst alles auch von Hand eingeben.

Wenn in rechnungio ein technischer Fehler auftritt – im Browser oder auf unserem Server –, senden wir einen Fehlerbericht an den Dienst Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA). So erfahren wir sofort von Fehlern und können sie beheben. Der Bericht enthält die Fehlermeldung, die Stelle im Programmcode, die aufgerufene Seite (ohne Parameter) und, wenn du angemeldet bist, deine interne Nutzer-ID.

Nicht enthalten sind deine IP-Adresse, Cookies, Formulareingaben und die Inhalte deiner Rechnungen, Kunden oder Belege. Fehlerberichte aus dem Browser laufen über unseren eigenen Server, und Sentry ist so eingestellt, dass es keine IP-Adressen speichert. Die Daten werden in der EU (Frankfurt am Main) gespeichert; Sentry kann aus den USA darauf zugreifen. Grundlage dafür sind das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Mit Sentry besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein fehlerfreier und sicherer Betrieb von rechnungio. Sentry löscht die Berichte automatisch nach höchstens 90 Tagen.

Wenn du uns an support@rechnungio.de schreibst, verarbeiten wir deine Adresse und den Inhalt, um dein Anliegen zu beantworten. Die E-Mail liegt in einem Postfach bei unserem Domain-Anbieter IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) auf Servern in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um deinen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachrichten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

Die kostenlosen Rechner und Prüfungen auf rechnungio.de (etwa MwSt-Rechner, Rechnung prüfen oder Rechnung online erstellen) laufen nur in deinem Browser. Was du dort eingibst oder hochlädst, wird nicht an uns gesendet und nicht gespeichert.

Eine Ausnahme ist die amtliche Prüfung auf der Seite „USt-IdNr. prüfen“: Startest du sie, senden wir deine eigene USt-IdNr., die angefragte USt-IdNr. und, wenn du sie eingibst, Firmenname, Straße, PLZ und Ort über unseren Server an das Bundeszentralamt für Steuern (An der Küppe 1, 53225 Bonn), das die Nummer bestätigt (§ 18e UStG). Wir leiten nur die Anfrage und die Antwort weiter und speichern beides nicht. Was das BZSt mit der Anfrage macht, steht in dessen Datenschutzhinweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil du die Prüfung selbst anforderst.

rechnungio speichert in deinem Browser nur, was für die Nutzung nötig ist:

• Cookies für die Anmeldung: access_token (gültig 15 Minuten) und refresh_token (gültig 7 Tage). Beide sind für Skripte nicht lesbar.
• Im lokalen Speicher (localStorage): das zuletzt gewählte Unternehmen, die Sprache, ob die Seitenleiste eingeklappt ist, ob du die Einrichtungs-Checkliste ausgeblendet hast, und automatisch gesicherte Entwürfe von Rechnungen, Angeboten und gescannten Belegen.
• Für die Dauer der Sitzung (sessionStorage): Land und gewählter Tarif während der Registrierung.
• Auf der Bezahlseite setzt Stripe eigene Cookies zur Betrugsvorbeugung (siehe Abschnitt 9).

Wir verwenden keine Cookies für Werbung oder Analyse. Weil alles davon für den Dienst, den du nutzen willst, unbedingt erforderlich ist, brauchen wir dafür keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Soweit oben nichts anderes steht, speichern wir Daten, solange wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen. Unterlagen, die wir aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen – zum Beispiel die Rechnungen, die wir dir stellen –, bewahren wir 8 bzw. 10 Jahre auf (§ 147 AO).

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Hast du uns eine Einwilligung gegeben, kannst du sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreib uns dafür einfach an support@rechnungio.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, www.datenschutz.rlp.de.

Die Angaben für dein Konto brauchen wir, um den Vertrag mit dir zu schließen und zu erfüllen; ohne sie kannst du rechnungio nicht nutzen. Eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, besteht nicht. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.