E-Rechnung kostenlos erstellen: XRechnung & ZUGFeRD

Was ändert sich wann?

Die Regeln stehen im Wachstumschancengesetz und gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Sie kommen in drei Stufen:

SEIT 2025
Alle müssen empfangen können
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und lesen können. Schreiben darfst du noch PDF oder Papier.
AB 2027
Große Unternehmen schreiben E-Rechnungen
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen gilt noch die Übergangszeit.
AB 2028
Pflicht für alle
Jedes Unternehmen stellt Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung aus. Ausnahmen: Kleinunternehmer und Kleinbeträge.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung des Empfängers liest Betrag, Steuer, Bankverbindung und Positionen direkt aus der Datei, ohne Abtippen.

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Ab 2028 reicht es zwischen Unternehmen nicht mehr.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

In Deutschland sind zwei Formate üblich. Beide erfüllen die Pflicht.

	XRechnung	ZUGFeRD
Was es ist	Reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar	Nur mit Viewer-Programm	Ja, wie ein normales PDF
Typisch für	Rechnungen an Behörden (B2G)	Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Besonderheit	Oft mit Leitweg-ID des Amts	Ab Profil EN 16931 gültig, nicht MINIMUM/BASIC-WL
In rechnungio	Ja, kostenlos	Ja, kostenlos (PDF/A-3)

Wer ist ausgenommen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen schreiben, aber empfangen können.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an Kunden im Ausland.

So erstellst du eine E-Rechnung mit rechnungio

1
Rechnung wie gewohnt schreiben
Kunde wählen, Positionen eintragen. Steuer und Summen rechnet rechnungio aus.
2
Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD
Für Behörden trägst du die Leitweg-ID ein. rechnungio prüft die Datei vor dem Ausstellen mit den offiziellen Regeln.
3
Ausstellen und per E-Mail senden
Die E-Rechnung geht direkt an deinen Kunden und wird GoBD-konform archiviert.

Empfangene E-Rechnungen lädst du im Eingang hoch: rechnungio prüft sie und zeigt sie als lesbare Rechnung an. Alles ist im Gratis-Plan enthalten.

Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuerberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format (XML), das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF ist nur ein Bild der Rechnung. ZUGFeRD verbindet beides: ein PDF für Menschen mit eingebettetem XML für die Buchhaltung.

XRechnung oder ZUGFeRD – was soll ich nehmen?

Für Rechnungen an Behörden meist XRechnung, oft mit Leitweg-ID. Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD praktisch, weil der Empfänger auch ein normales PDF sieht. rechnungio erstellt beides auf Knopfdruck.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung.

Was ist mit kleinen Beträgen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

Was kostet die E-Rechnung bei rechnungio?

Nichts. XRechnung und ZUGFeRD sind im Gratis-Plan enthalten, ohne Limit bei der Zahl der Rechnungen. Auch empfangene E-Rechnungen kannst du kostenlos hochladen und lesbar anzeigen.