Was in den Vorlagen steht
Jede Vorlage hat Platz für alle Angaben, die eine Rechnung in Deutschland braucht (§ 14 Abs. 4 UStG):
- Dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Menge und Art der Leistung, Einzelpreis und Gesamtbetrag
- Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer, oder den Hinweis auf § 19 UStG
- Zahlungsziel und Bankverbindung
Was jede Angabe bedeutet, mit Rechenbeispiel: Rechnung schreiben. Für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer-Rechnung.
So füllst du die Vorlage aus
- 1
Deine Daten eintragen
Ersetze alles in eckigen Klammern. Deine Firmendaten trägst du einmal ein und speicherst die Datei als deine eigene Vorlage.
- 2
Die nächste Nummer vergeben
Jede Rechnung bekommt die nächste Nummer. Führe dafür eine Liste, damit keine Nummer doppelt vorkommt.
- 3
Positionen und Preise eintragen
In Word rechnest du die Summen selbst, die Excel-Vorlage rechnet sie aus.
- 4
Als PDF senden und aufbewahren
Speichere die Rechnung als PDF, schick sie an deinen Kunden und bewahre die PDF 8 Jahre unverändert auf.
Regeln zur Nummer: Rechnungsnummer.
Eine Word-Datei lässt sich jederzeit ändern. Das Finanzamt erwartet aber, dass eine gestellte Rechnung unverändert aufbewahrt wird (GoBD). Speichere deshalb immer die PDF und ändere eine verschickte Rechnung nie. Fehler korrigierst du mit einer Stornorechnung (so geht das).
Vorlage oder Rechnungsprogramm?
Für ein paar Rechnungen im Jahr reicht eine Vorlage. Schreibst du regelmäßig Rechnungen, nimmt dir ein Programm die fehleranfälligen Schritte ab:
| Word / Excel-Vorlage | rechnungio (Gratis) | |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Selbst mitzählen | Automatisch, fortlaufend, ohne Doppelte |
| Summen und Umsatzsteuer | Selbst rechnen (Excel rechnet) | Automatisch |
| Pflichtangaben prüfen | Selbst darauf achten | Wird vor dem Ausstellen geprüft |
| Unveränderbar archivieren | Selbst als PDF ablegen | Automatisch |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Nicht möglich | Inklusive |
| Offene Rechnungen im Blick | Eigene Liste | Übersicht mit überfälligen Beträgen |
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos, ohne Limit bei Rechnungen |
Ab 2027 brauchst du für Firmenkunden eine E-Rechnung
Ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr) bzw. ab 2028 (für alle) müssen Rechnungen an Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen sein. Eine Word- oder Excel-Vorlage kann das nicht, auch nicht als PDF. An Privatkunden darfst du weiter PDF-Rechnungen schicken. Alle Fristen: Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Du bekommst selbst schon E-Rechnungen und kannst sie nicht öffnen? Der kostenlose E-Rechnung Viewer zeigt sie lesbar an.
Die Vorlagen und dieser Text erklären die Regeln allgemein und sind keine Steuerberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.