Aufbewahrungsfristen: welche Unterlagen dürfen weg?
Rechnungen 8 Jahre, Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Hier siehst du sofort, welche Jahrgänge heute in den Schredder dürfen, und prüfst jedes einzelne Dokument. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Zuletzt geprüft: November 2026
Ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: November 2026. Quellen: § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB.
Die Fristen im Überblick
Unterlagen
Frist
Grundlage
Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbons und andere Buchungsbelege
Die Frist läuft ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem das Dokument entstanden ist oder bei dir einging. Eine Rechnung vom März 2017 musst du also bis zum 31.12.2025 aufbewahren, ab dem 1.1.2026 darf sie weg.
Vor dem Schreddern: Datenschutz beachten. Unterlagen mit Kundendaten gehören in einen Aktenvernichter oder zu einem Entsorger, nicht ins Altpapier.
Digital aufbewahren
Die GoBD verlangen, dass aufbewahrte Unterlagen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar sind. Ein Ordner auf dem Desktop, in dem man Dateien überschreiben kann, reicht dafür eigentlich nicht. Ein Rechnungsprogramm wie rechnungio archiviert jede ausgestellte Rechnung so, dass sie sich nicht mehr ändern lässt. Was die GoBD sonst noch für Rechnungen bedeuten: Ist eine PDF-Rechnung erlaubt?
Häufige Fragen
Gelten die 8 Jahre auch für meine alten Rechnungen?
Ja. Die kürzere Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren Frist an diesem Tag noch nicht abgelaufen war. Deshalb durften Anfang 2025 die Belege von 2015 und 2016 zusätzlich weg.
Darf ich Papierbelege wegwerfen, wenn ich sie gescannt habe?
Grundsätzlich ja, wenn das Scannen nach den GoBD geordnet und nachvollziehbar abläuft (ersetzendes Scannen) und der Scan bis zum Fristende lesbar bleibt. Elektronisch erhaltene Rechnungen, etwa E-Rechnungen, musst du elektronisch aufbewahren.
Was gilt für E-Rechnungen?
Auch 8 Jahre, und zwar in der Form, in der du sie bekommen hast: die XML-Datei der XRechnung, bei ZUGFeRD die PDF mit der eingebetteten XML. Ein Ausdruck reicht nicht.
Wann muss ich länger aufbewahren?
Solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO), zum Beispiel während einer Betriebsprüfung, bei einem Einspruch oder einem vorläufigen Bescheid. Im Zweifel frag deinen Steuerberater, bevor du schredderst.
Gilt das auch für Privatpersonen?
Nein, diese Fristen gelten für Unternehmen. Privatleute müssen nur Rechnungen über Arbeiten am Haus oder Grundstück 2 Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).
Gibt es Ausnahmen von den 8 Jahren?
Ja, für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Sie bewahren Buchungsbelege weiter 10 Jahre auf (§ 257 Abs. 4 HGB).