Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3. Darin steckt als Anhang eine XML-Datei mit denselben Daten: Rechnungsnummer, Beträge, Steuer, Bankverbindung, Positionen. Der Mensch liest das PDF, das Buchhaltungsprogramm das XML.
Die ZUGFeRD-Profile
Ein Profil legt fest, wie viele Daten im XML stehen. Für die E-Rechnungspflicht zählt erst EN 16931:
| Profil | Als E-Rechnung gültig? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein, nur Kopfdaten |
| BASIC WL | Nein, ohne Positionen |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher Comfort) | Ja – das übliche Profil, nutzt auch rechnungio |
| EXTENDED | Ja, mit Zusatzfeldern für Sonderfälle |
| XRECHNUNG | Ja, entspricht den Regeln der XRechnung |
ZUGFeRD oder XRechnung? Für Unternehmen ist ZUGFeRD meist bequemer, weil der Kunde ein normales PDF sieht. Für Behörden nimm die XRechnung.
So erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung mit rechnungio
- 1
Rechnung wie gewohnt schreiben
Kunde wählen, Positionen eintragen. Summen und Steuer rechnet rechnungio aus.
- 2
Format „ZUGFeRD“ wählen
rechnungio prüft die Daten vor dem Ausstellen und zeigt dir, was noch fehlt.
- 3
Ausstellen und senden
Das PDF mit eingebettetem XML geht per E-Mail an deinen Kunden und wird GoBD-konform archiviert.
Mehr zur Pflicht und den Fristen: E-Rechnung einfach erklärt.