Vom Angebot zur Rechnung, ohne doppelt zu tippen
Du schreibst das Angebot nach der Besichtigung und schickst es per E-Mail. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick die Rechnung, mit denselben Positionen und Preisen. Hat sich auf der Baustelle etwas geändert, passt du die Mengen an, bevor du sie ausstellst.
Die Positionen schreibst du wie gewohnt: in Stunden, m², laufenden Metern, Stück oder pauschal. Leistungen und Material, die du oft brauchst, speicherst du einmal als Artikel mit Preis und wählst sie danach nur noch aus. Mehr zum Angebot: Angebot schreiben.
Die Hinweise, die im Handwerk oft fehlen
- Privatkunden, Arbeiten am Haus: Die Rechnung muss sagen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14b UStG). In rechnungio ist das ein Haken, der Satz steht dann auf der Rechnung.
- Bauleistungen für andere Betriebe: Bei § 13b schuldet dein Auftraggeber die Umsatzsteuer. Du wählst die Steuerart, rechnungio rechnet ohne Umsatzsteuer und setzt den Hinweis (Reverse Charge erklärt).
- Arbeitskosten nach § 35a: Setz bei Arbeitszeit und Anfahrt den Haken „Arbeitskosten“. Die Rechnung zeigt den Lohnanteil dann als eigene Zeile unter dem Rechnungsbetrag, und dein Privatkunde setzt 20 % davon von der Steuer ab (§ 35a erklärt).
- Pflichtangaben: Fehlt etwas, etwa die Anschrift des Kunden über 250 €, sagt rechnungio es dir vor dem Ausstellen, nicht erst dein Steuerberater.
E-Rechnung für Bauträger, Generalunternehmer und Behörden
Größere Auftraggeber und öffentliche Stellen verlangen E-Rechnungen, und ab 2027/2028 gilt das für alle Rechnungen an Unternehmen. Mit rechnungio entsteht die E-Rechnung aus derselben Rechnung, als ZUGFeRD oder als XRechnung mit Leitweg-ID. Ohne Aufpreis. Mehr: E-Rechnung: wer ab wann.
Wissen, wer noch zahlen muss
Die Übersicht zeigt offene und überfällige Rechnungen. Den Kontoauszug lädst du als Datei hoch, rechnungio ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu. Quittungen vom Baumarkt fotografierst du mit dem Handy, rechnungio liest Betrag, Datum und Händler aus. Und dein Steuerberater holt sich Rechnungen und Belege mit einem eigenen Zugang selbst (Steuerberater-Zugang).
Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit einem Klick, DATEV-Export und mehrere Mitarbeiter im selben Konto gibt es im Pro-Tarif.
rechnungio oder Branchensoftware?
| rechnungio | Typische Handwerkersoftware | |
|---|---|---|
| Preis | Gratis, Pro ab 6 € im Monat | Oft 30 bis 70 € im Monat |
| Angebote und Rechnungen | Ja, ohne Limit | Ja |
| E-Rechnung | Inklusive | Je nach Tarif |
| § 13b und § 14b Hinweise | Ja | Ja |
| Arbeitskosten nach § 35a auf der Rechnung | Ja, per Haken | Meist ja |
| Abschlags- und Schlussrechnung | Nein | Meist ja |
| Aufmaß, Zeiterfassung, Kalkulation | Nein | Je nach Programm |
| Einarbeitung | Ein paar Minuten | Oft Schulung nötig |
Kurz: Für den kleinen Betrieb, der vor allem Angebote und Rechnungen schreibt, reicht rechnungio. Wer große Aufträge in Abschlägen abrechnet oder mit Aufmaß arbeitet, ist mit einer Branchenlösung besser bedient.
So fängst du an
- 1
Konto anlegen
E-Mail und Passwort, keine Kreditkarte.
- 2
Firmendaten und Logo
Anschrift, Steuernummer, IBAN. Bestehende Kunden übernimmst du per CSV, deine Nummern laufen weiter.
- 3
Erstes Angebot oder erste Rechnung
Kunde wählen, Positionen eintragen, per E-Mail senden.