Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Sie ist eine reine XML-Datei: keine Optik, nur Daten. Dafür kann die Buchhaltung des Empfängers Betrag, Steuer, Bankverbindung und Positionen direkt übernehmen.
Für Rechnungen an Behörden des Bundes und der meisten Länder ist die XRechnung seit Jahren Pflicht. Zwischen Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 – dort ist auch ZUGFeRD erlaubt. Alle Fristen.
Diese Angaben braucht eine XRechnung
| Angabe | Wofür |
|---|---|
| Leitweg-ID oder Käuferreferenz | Damit die Rechnung beim richtigen Amt bzw. Ansprechpartner landet |
| Deine Kontaktdaten | Name, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners beim Verkäufer |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Wie auf jeder Rechnung |
| Bankverbindung (IBAN) | Damit der Betrag automatisch überwiesen werden kann |
| Positionen mit Einheit | Menge, Einheit (Stück, Stunde, …), Preis und Steuersatz |
Die Leitweg-ID bekommst du von der Behörde. Ob du sie richtig abgetippt hast, siehst du mit dem kostenlosen Leitweg-ID-Check. Mehr dazu: Leitweg-ID: was sie ist und wo du sie findest.
So erstellst du eine XRechnung mit rechnungio
- 1
Rechnung wie gewohnt schreiben
Kunde wählen, Positionen eintragen. Summen und Steuer rechnet rechnungio aus.
- 2
Format „XRechnung“ wählen
Leitweg-ID oder Käuferreferenz eintragen. rechnungio prüft die Datei mit den Regeln der Norm und sagt dir in einfachen Worten, was noch fehlt.
- 3
Ausstellen und senden
Per E-Mail an deinen Kunden oder als Datei zum Hochladen ins Portal der Behörde. Die XRechnung wird GoBD-konform archiviert.
Lieber ein PDF mit eingebetteten Daten? Lies den Unterschied auf der Seite ZUGFeRD erstellen.