Leitweg-ID: Aufbau, wo du sie findest, XRechnung an Behörden

Wofür es die Leitweg-ID gibt

Viele Behörden in Deutschland nehmen Rechnungen nur noch als E-Rechnung über ein Rechnungsportal an, nicht mehr per Post oder als PDF. Hinter einem Portal stehen oft hunderte Stellen: Ämter, Schulen, Bauhöfe. Die Leitweg-ID sagt dem Portal, welche davon deine Rechnung bekommt, ähnlich wie eine Postleitzahl mit Hausnummer.

Die Pflicht gilt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes seit 2020, in den Ländern je nach Landesrecht. Welches Format genau verlangt wird, steht im Auftrag. Meist ist es die XRechnung.

So ist sie aufgebaut

Teil	Länge	Bedeutung
Grobadressierung	2 bis 12 Ziffern	Die Verwaltung, etwa Land, Kreis oder Gemeinde. Beim Bund beginnt sie mit 99.
Feinadressierung	optional, bis 30 Zeichen	Die Stelle in dieser Verwaltung, etwa ein Amt oder eine Schule.
Prüfziffer	2 Ziffern	Aus den anderen Teilen berechnet (Modulo 97, wie bei der IBAN).

Die Teile werden mit Bindestrichen getrennt, zum Beispiel 04011000-1234512345-06. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Mit dem kostenlosen Leitweg-ID-Check siehst du sofort, ob Aufbau und Prüfziffer stimmen.

Woher du die Leitweg-ID bekommst

1
Im Auftrag nachsehen
Bestellung, Vertrag, Auftragsschreiben oder ein Formular „Rechnungsanschrift“: Dort steht sie meistens.
2
Beim Auftraggeber fragen
Steht sie nirgends, frag die Person, die dich beauftragt hat. Am besten per E-Mail, dann hast du sie schriftlich.
3
Beim Kunden speichern
Trag die ID im Rechnungsprogramm beim Kunden ein. Dann steht sie automatisch auf jeder Rechnung an diese Stelle.

Eine Leitweg-ID aus dem Internet oder von einem anderen Auftrag derselben Stadt ist riskant. Schon ein anderes Amt hat oft eine andere Feinadressierung.

Was passiert, wenn sie fehlt oder falsch ist

Fehlt die Käuferreferenz, ist die XRechnung technisch ungültig, und das Portal nimmt sie gar nicht erst an. Ist die ID zwar gültig aufgebaut, aber die falsche, landet die Rechnung bei der falschen Stelle. Die schickt sie im besten Fall zurück, im schlechtesten liegt sie einfach. In beiden Fällen wartest du deutlich länger auf dein Geld.

So hilft rechnungio

Du hinterlegst die Leitweg-ID einmal beim Kunden. rechnungio prüft Aufbau und Prüfziffer schon beim Speichern.
Beim Ausstellen prüft rechnungio die ganze XRechnung und sagt dir in einfachen Worten, was noch fehlt.
XRechnung und ZUGFeRD gibt es im Gratis-Tarif, ohne Limit bei Rechnungen.

Mehr zu Pflichten und Fristen: E-Rechnung: wer ab wann. Eine erhaltene XRechnung lesen: E-Rechnung Viewer.

Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Behörde eine eigene Leitweg-ID?

Ja. Jede Behörde, oft sogar jedes Amt innerhalb einer Verwaltung, hat ihre eigene. Speichere sie deshalb beim jeweiligen Kunden, nicht als allgemeine Einstellung.

Die Behörde hat mir keine Leitweg-ID genannt. Was nun?

Frag bei der Stelle nach, die dich beauftragt hat, am besten schriftlich. Viele Behörden schreiben die ID in die Bestellung oder auf ein Formular „Rechnungsanschrift“. Schick die Rechnung erst los, wenn du sie hast.

Gibt es ein Verzeichnis aller Leitweg-IDs?

Nein, kein öffentliches und vollständiges. Die Behörde selbst ist die einzige verlässliche Quelle. Ein Prüf-Tool kann nur sagen, ob die ID richtig aufgebaut ist.

Ändert sich die Leitweg-ID?

Selten, aber es kommt vor, etwa wenn ein Amt umzieht oder zusammengelegt wird. Wenn eine Rechnung zurückkommt, frag nach der aktuellen ID, statt sie noch einmal zu schicken.

Brauche ich eine Leitweg-ID, wenn ich nur an Firmen schreibe?

Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Schickst du einer Firma eine XRechnung, kommt in die Käuferreferenz ein anderer Bezug, etwa die Bestellnummer des Kunden.