Zahlungserinnerung oder Mahnung?
| Zahlungserinnerung | Mahnung | |
|---|---|---|
| Wann | Ein paar Tage nach dem Zahlungsziel | Wenn auch nach der Erinnerung nichts kam |
| Ton | Freundlich, ohne Vorwurf | Sachlich und bestimmt |
| Zinsen und Pauschale | Meist nicht | Ja, getrennt aufgeführt |
| Frist | Etwa 7 Tage | Letzte Frist, 7 bis 14 Tage |
| Nächster Schritt | Nicht nötig | Mahnbescheid oder Inkasso ankündigen |
Rechtlich ist beides dasselbe: eine Aufforderung zu zahlen. Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, ist der Kunde ohnehin schon am Tag danach im Verzug. Mehr zu Verzug, Fristen und Mahnbescheid: Kunde zahlt nicht.
Was in eine Mahnung gehört
- Deine Firma und Adresse, die Anschrift des Kunden, das heutige Datum
- Betreff mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Der offene Betrag und das ursprüngliche Zahlungsziel
- Verzugszinsen und, bei Firmenkunden, die 40-€-Pauschale, jeweils getrennt
- Eine neue Frist mit festem Datum
- Deine Bankverbindung
- Was nach Ablauf der Frist passiert
- Ein Satz für den Fall, dass die Zahlung schon unterwegs ist
Muster: Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 01.10.2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
sicher ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 01.10.2026 über 1.190,00 € war am 15.10.2026 fällig. Einen Zahlungseingang konnten wir bisher nicht feststellen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30.10.2026 auf das unten genannte Konto.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Muster: Mahnung mit Zinsen
Mahnung zur Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 01.10.2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
für unsere Rechnung Nr. RE-2026-0042 über 1.190,00 €, fällig am 15.10.2026, haben wir trotz Fälligkeit noch keine Zahlung erhalten.
Offen sind: Rechnungsbetrag 1.190,00 €, Verzugszinsen vom 16.10. bis 14.11.2026, Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB 40,00 €.
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum 24.11.2026. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werden wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Mit freundlichen Grüßen
Die Zinsen und den Gesamtbetrag rechnet der kostenlose Verzugszinsen-Rechner für dich aus und setzt sie direkt in diesen Brief ein, fertig zum Drucken oder als PDF.
Typische Fehler
- Mahnen, obwohl schon bezahlt wurde. Schau vorher in deine Kontoumsätze, auch nach Teilzahlungen.
- Eine Frist ohne Datum. „Innerhalb von 10 Tagen“ lässt Raum für Streit. Schreib „bis zum 24.11.2026“.
- Drohen, ohne es zu meinen. Kündige nur den Schritt an, den du wirklich gehst. Sonst nimmt dich der Kunde beim nächsten Mal nicht ernst.
- Zu lange warten. Je älter die Rechnung, desto schwerer wird es. Eine Erinnerung nach einer Woche ist nicht unhöflich.
So hilft rechnungio
- Überfällige Rechnungen sind rot markiert, und der Bank-Abgleich zeigt, wer schon gezahlt hat.
- Im Pro-Tarif schreibst du Mahnungen mit einem Klick aus der Rechnung. Der Dialog fragt vorher „Schon bezahlt?“.
Schon beim Schreiben der Rechnung vorbeugen: Rechnung schreiben, mit festem Zahlungsziel.
Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.