Kunde zahlt nicht: Erinnerung, Mahnung, Verzugszinsen

Die Frist ist vorbei, das Geld ist nicht da. Hier steht, wann dein Kunde im Verzug ist, wie du freundlich und dann bestimmt erinnerst und was du verlangen darfst.

Zuletzt geprüft: Oktober 2026

Ein festes Zahlungsziel spart Mahnungen

Der wichtigste Schritt passiert schon beim Schreiben der Rechnung: Gib ein Datum an, nicht nur „14 Tage“. Steht dort „zahlbar bis 15. November 2026“, ist der Kunde am 16. November im Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB). Du musst ihn dafür nicht erst mahnen.

Ohne festes Datum kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn deine Rechnung auf diese Folge hinweist. Mit Firmenkunden darfst du Zahlungsfristen bis 60 Tage frei vereinbaren, längere nur ausdrücklich und wenn sie fair sind (§ 271a BGB).

Der übliche Ablauf

EIN PAAR TAGE NACH DER FRIST
Zahlungserinnerung
Freundlich, ohne Vorwurf: Rechnungsnummer, Betrag, neue Frist von etwa 7 Tagen. Oft ist die Rechnung nur untergegangen.
NACH DER NEUEN FRIST
Mahnung
Klar und sachlich: Betrag, letzte Frist, Hinweis auf Verzugszinsen und weitere Schritte.
WENN WEITER NICHTS KOMMT
Mahnbescheid
Beim zentralen Mahngericht online beantragen. Ohne Anwalt möglich, die Gebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung.

Bevor du mahnst: Prüfe deine Kontoumsätze. Eine Mahnung an jemanden, der längst bezahlt hat, kostet mehr Vertrauen als die Rechnung wert ist.

Was in eine Mahnung gehört

Nummer und Datum der Rechnung
Der offene Betrag, getrennt von Zinsen und Pauschale
Eine neue, konkrete Frist mit Datum
Deine Bankverbindung, damit die Zahlung leicht fällt
Ein Satz, was nach der Frist passiert, etwa der Antrag auf einen Mahnbescheid

Was du verlangen darfst

	Firmenkunde	Privatkunde
Verzugszinsen	9 Prozentpunkte über Basiszinssatz	5 Prozentpunkte über Basiszinssatz
Pauschale	40 € (§ 288 Abs. 5 BGB)	Keine
Weitere Kosten	Nachweisbare Kosten, etwa Inkasso oder Anwalt	Nachweisbare Kosten, etwa Porto

Zinsen und Pauschale gibt es erst ab Verzug. Die Zinsen rechnest du tageweise: offener Betrag × Zinssatz × Tage im Verzug ÷ 365. Das übernimmt der kostenlose Verzugszinsen-Rechner, der auch gleich die Mahnung schreibt.

So hilft rechnungio

Jede Rechnung bekommt ein Fälligkeitsdatum, überfällige Rechnungen sind rot markiert.
Im Bank-Abgleich siehst du, wer schon bezahlt hat, auch im Gratis-Tarif.
Mahnungen schreibst du in Pro mit einem Klick aus der Rechnung. Der Dialog fragt vorher, ob schon bezahlt wurde.

Mehr zu Pflichtangaben und Zahlungsziel: Rechnung schreiben. Alle Tarife: Preise.

Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.

Häufige Fragen

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Keine bestimmte Zahl. Das Gesetz kennt keine Pflicht zu drei Mahnungen. Üblich sind eine freundliche Zahlungserinnerung und eine Mahnung mit letzter Frist. Ist der Kunde schon im Verzug, darfst du danach direkt das gerichtliche Mahnverfahren beantragen.

Ab wann ist mein Kunde im Verzug?

Steht auf der Rechnung ein fester Termin wie „zahlbar bis 15. November 2026“, ab dem Tag danach. Steht dort nur „zahlbar sofort“ oder gar nichts, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Privatkunden müssen auf diese 30-Tage-Regel in der Rechnung hingewiesen werden. Eine Mahnung nach Fälligkeit bringt den Kunden auch früher in Verzug.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Bei Firmenkunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Von Firmenkunden im Verzug darfst du pauschal 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Bei Privatkunden darfst du nur echte Kosten verlangen, etwa Porto, keine Pauschale für deine Arbeitszeit. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet nichts.

Wann verjährt eine offene Rechnung?

In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus März 2026 verjährt also Ende 2029. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung, eine einfache Mahnung nicht.

Was, wenn der Kunde schon bezahlt hat?

Das passiert öfter als gedacht, etwa wenn die Zahlung nicht zugeordnet wurde. Schau deshalb vor jeder Mahnung in deine Kontoumsätze. In rechnungio fragt der Mahnungsdialog zuerst „Schon bezahlt?“.