Was eine KI bei der Rechnung wirklich kann
Eine KI versteht normale Sprache. Du sagst oder tippst, was du gemacht hast, und sie macht daraus die Felder einer Rechnung: welcher Kunde, welche Leistung, wie viel, wann. Das spart vor allem das Suchen und Tippen. Gut funktioniert das bei Sätzen wie diesen:
- „Gestern 4 Stunden Fensterreinigung und Anfahrt für Müller GmbH“
- „Wie letztes Mal für Bäckerei Schmidt, aber 3 Stück“
- „Webseite Pauschale 1.200 brutto für Kaya Design, Leistung im Oktober“
- „Angebot für Familie Weber: Bad streichen, 2 Tage à 8 Stunden, 10 % Rabatt“
Eine KI kann außerdem Texte schreiben: die E-Mail zur Rechnung, die Beschreibung einer Position oder das Anschreiben zu einem Angebot.
Was eine KI nicht entscheiden sollte
Sprachmodelle sind gut mit Sprache und schwach mit Zahlen. Sie rechnen manchmal falsch und erfinden gern Werte, die plausibel klingen. Für eine Rechnung heißt das:
| Angabe | Von der KI? | Besser so |
|---|---|---|
| Kunde | Ja, als Vorschlag | Nur aus deiner Kundenliste wählen lassen |
| Leistung und Menge | Ja | Du prüfst den Entwurf |
| Preis | Nein | Aus deiner Preisliste oder genau so, wie du ihn sagst |
| Umsatzsteuer und Summe | Nein | Vom Programm nach festen Regeln berechnet |
| Rechnungsnummer und Datum | Nein | Vom Programm beim Ausstellen vergeben |
| Ausstellen und Versand | Nein | Nur du, mit einem Klick |
Achte darauf, ob das Programm die Steuer selbst rechnet. Steht auf der Rechnung zu viel Umsatzsteuer, schuldest du den ausgewiesenen Betrag (§ 14c UStG), auch wenn ihn eine KI eingetragen hat.
So funktioniert Rio, der KI-Assistent von rechnungio
Rio sitzt oben im Formular für eine neue Rechnung oder ein neues Angebot. Du schreibst einen Satz oder tippst auf das Mikrofon und sprichst ihn. Rio füllt dann den Entwurf aus, und du siehst sofort, was er eingetragen hat:
- Kunde: nur aus deiner Kundenliste. Passen mehrere, wählst du. Fehlt er, legst du ihn mit einem Klick an.
- Preise: aus deinen Produkten, aus der letzten Rechnung an diesen Kunden oder genau so, wie du sie sagst. Sagst du „brutto“ oder „pauschal“, rechnet rechnungio den Nettopreis selbst aus, nicht die KI.
- Steuer: nur 0, 7 oder 19 %. Bist du Kleinunternehmer, immer 0 %.
- Datum: „gestern“ oder „im Oktober“ wird zum Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Ein Datum, das nicht stimmen kann, lässt Rio weg.
- Hinweise: was Rio nicht sicher wusste, steht unter dem Feld, zum Beispiel „Preis fehlt“.
- Rückgängig: ein Klick, und das Formular ist wie vorher.
Danach ist es eine ganz normale Rechnung: Du prüfst, speicherst und stellst sie aus. Erst dann bekommt sie ihre Nummer, und erst dann gilt sie. Beim Versand schreibt Rio auf Wunsch auch die E-Mail, mit der richtigen Anrede („Sehr geehrter Herr Dr. Müller“), Betrag und Fälligkeit.
Datenschutz: welche Daten an die KI gehen
Für die Rechnung aus einem Satz braucht die KI deinen Satz, die passenden Kunden und deine Produkte. Mehr nicht. Rio schickt deshalb nur Namen und Kundennummern, keine Adressen, E-Mails oder Bankdaten. Dein Satz wird nicht gespeichert. Welcher Anbieter das Modell betreibt, steht in der Datenschutzerklärung.
Die Spracherkennung macht dein Browser. Je nach Browser schickt er die Aufnahme dafür an seinen Hersteller. Willst du das nicht, tippst du den Satz einfach.
Für wen sich das lohnt
Am meisten sparen Betriebe, die viele ähnliche Rechnungen schreiben: Handwerker, Reinigungsfirmen, Agenturen, Hausmeisterdienste. Wer jeden Monat dieselbe Leistung an denselben Kunden abrechnet, ist mit wiederkehrenden Rechnungen oft noch schneller. Rio ist für alles dazwischen: die Rechnung, die du gerade im Auto oder auf der Baustelle im Kopf hast.
Mehr dazu: Rechnung schreiben, Angebot schreiben und die Tarife.
Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.