Rechnungsprogramm für Freelancer und Selbstständige

Für Designer, Entwickler, Texter, Berater, Coaches und alle, die allein arbeiten: Rechnungen in ein paar Minuten, mit den richtigen Hinweisen für Kleinunternehmer und Kunden im Ausland. Kostenlos und ohne Limit bei Rechnungen.

Zuletzt geprüft: Oktober 2026

Kostenlos starten

Eine Rechnung in zwei Minuten

Kunde wählen, Leistung eintragen, senden. Stunden schreibst du mit der Einheit „Std“ und deinem Stundensatz, dazu den Leistungszeitraum, etwa „01.–31. Oktober“. Nummer, Datum, Umsatzsteuer und Summe setzt rechnungio, die Rechnung geht als PDF per E-Mail an deinen Kunden. Danach liegt sie unveränderbar im Archiv.

Vorher ein Angebot? Aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Rechnung (Angebot schreiben).

Kleinunternehmer? Eingebaut.

Viele Freelancer starten als Kleinunternehmer. Du stellst das einmal ein: Jede Rechnung bekommt den Hinweis nach § 19 UStG und keine Umsatzsteuer. Nähert sich dein Umsatz der Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr, zeigt rechnungio eine Warnung, und eine Rechnung, die die Grenze überschreiten würde, stellt es nicht aus. Die Regeln: Kleinunternehmer-Rechnung.

Kunden im Ausland

Kunde	Was auf die Rechnung muss	In rechnungio
Unternehmen in Deutschland	19 % oder 7 % Umsatzsteuer	Standard
Unternehmen in der EU	Meist Reverse Charge: keine USt, beide USt-IdNr., Hinweis	Steuerart wählen, Hinweis kommt automatisch
Kunde außerhalb der EU	Meist keine deutsche USt, Hinweis	Steuerart wählen
Privatperson in Deutschland	Normale Umsatzsteuer	Standard

Welche Steuerart im Einzelfall gilt, hängt von deiner Leistung ab. Die Grundlagen: Reverse Charge.

Wissen, wer noch nicht bezahlt hat

Die Übersicht zeigt offene und überfällige Rechnungen. Den Kontoauszug lädst du als Datei hoch, rechnungio ordnet die Zahlungen zu. Belege für Software, Hardware oder Reisen fotografierst du oder lädst sie als PDF hoch, und dein Steuerberater holt sich alles mit einem eigenen Zugang selbst (Steuerberater-Zugang).

Monatliche Pauschalen automatisch abrechnen (wiederkehrende Rechnungen), Mahnungen mit einem Klick und den DATEV-Export gibt es im Pro-Tarif.

Was rechnungio nicht macht

Keine Zeiterfassung, keine Projektverwaltung, keine Steuererklärung und keine EÜR. rechnungio kümmert sich um Angebote, Rechnungen, Belege und den Überblick, und gibt die Daten an deinen Steuerberater weiter.

So fängst du an

1
Konto anlegen
E-Mail und Passwort, keine Kreditkarte.
2
Deine Daten
Anschrift, Steuernummer, IBAN, Kleinunternehmer ja oder nein. Deine bisherige Nummernfolge läuft einfach weiter.
3
Erste Rechnung
Kunde anlegen, Stunden oder Pauschale eintragen, per E-Mail senden.

Häufige Fragen

Brauche ich als Freelancer ein Rechnungsprogramm?

Vorgeschrieben ist es nicht. Aber Rechnungsnummern ohne Doppelte, die richtigen Hinweise und eine Ablage, die sich nicht nachträglich ändern lässt, sind mit Word mühsam. Ab 2027/2028 brauchst du für Firmenkunden außerdem E-Rechnungen, und die schreibt Word nicht.

Ich bin Kleinunternehmer. Passt rechnungio für mich?

Ja. Du stellst einmal ein, dass du Kleinunternehmer bist. Dann steht auf jeder Rechnung der Hinweis nach § 19 UStG, ohne Umsatzsteuer, und rechnungio warnt dich, bevor du die Umsatzgrenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschreitest.

Wie schreibe ich eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland?

Bei Leistungen an Unternehmen in der EU gilt meist Reverse Charge: keine deutsche Umsatzsteuer, dafür beide USt-IdNr. und ein Hinweis auf der Rechnung. In rechnungio wählst du die Steuerart, den Rest setzt das Programm. Ohne die USt-IdNr. des Kunden lässt es die Rechnung nicht ausstellen.

Kann ich monatliche Pauschalen automatisch abrechnen?

Ja, im Pro-Tarif mit wiederkehrenden Rechnungen. rechnungio erstellt die Rechnung jeden Monat und kann sie auch gleich verschicken.

Gibt es Zeiterfassung?

Nein. Deine Stunden trägst du als Menge mit der Einheit „Std“ in die Rechnung ein, dazu den Leistungszeitraum. Die Zeiten selbst erfasst du in deinem gewohnten Tool.

Was kostet rechnungio?

Im Gratis-Tarif nichts: unbegrenzt Rechnungen und Angebote, mit E-Rechnung und E-Mail-Versand. Begrenzt sind nur 10 Belege und 5 KI-Scans im Monat. Pro bringt DATEV-Export, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen.