Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?

Seit 2025 gibt es die E-Rechnungspflicht, trotzdem verschicken die meisten noch PDFs. Das ist erlaubt, aber nur noch für eine Übergangszeit und nicht für jeden gleich lang.

Zuletzt geprüft: Oktober 2026

Die Übergangsfristen

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen in Deutschland (B2B). Damit niemand über Nacht umstellen muss, gibt es Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG):

2025 UND 2026
Papier oder PDF für alle
Papier ist ohne Zustimmung erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Kunden. E-Rechnungen empfangen muss aber schon jedes Unternehmen.
2027
PDF nur noch bis 800.000 €
Wer 2026 höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf weiter Papier oder PDF schicken. Alle anderen nur noch E-Rechnungen.
AB 2028
E-Rechnung für alle
Jede Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland muss eine E-Rechnung sein, unabhängig von deinem Umsatz.

Wo das PDF immer erlaubt bleibt

Fall	PDF erlaubt?	Grund
Rechnung an Privatkunden	Ja, dauerhaft	Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto	Ja, dauerhaft	Ausnahme nach § 33 UStDV
Fahrausweise	Ja, dauerhaft	Ausnahme nach § 34 UStDV
Du bist Kleinunternehmer (§ 19 UStG)	Ja, dauerhaft	Vom Ausstellen ausgenommen
Kunde im Ausland	Ja	Die deutsche Pflicht gilt nur für Kunden im Inland
Rechnung an Behörden	Meist nein	Bund und Länder verlangen schon heute XRechnung

Ein PDF wird nicht zur E-Rechnung, nur weil du es per E-Mail schickst. Entscheidend ist die maschinenlesbare Datei nach EN 16931: XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.

Lohnt es sich, schon jetzt umzustellen?

Für die meisten ja. Wer E-Rechnungen schreibt, muss 2027 und 2028 nichts mehr ändern, und Firmenkunden mit eigener Buchhaltungssoftware freuen sich schon heute über Rechnungen, die sie nicht abtippen müssen. Mit ZUGFeRD verlierst du nichts: Wer nur ein PDF öffnen kann, sieht eine normale Rechnung.

So machst du es mit rechnungio

Pro Rechnung wählst du: normales PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
rechnungio prüft die E-Rechnung vor dem Ausstellen und zeigt, was noch fehlt.
E-Rechnungen von Lieferanten lädst du im Eingang hoch und siehst sie als lesbare Rechnung.
Alles davon ist im Gratis-Tarif enthalten.

Mehr dazu: E-Rechnung einfach erklärt, ZUGFeRD-Profile und XRechnung erstellen.

Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, die ein Programm lesen kann, zum Beispiel eine XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ein normales PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.

Darf ich 2026 noch Papierrechnungen schreiben?

Ja. Bis Ende 2026 darfst du an Firmenkunden Papierrechnungen schreiben, ohne dass der Kunde zustimmen muss. Für ein PDF brauchst du seine Zustimmung, die auch stillschweigend sein kann, etwa wenn er PDF-Rechnungen seit Jahren ohne Widerspruch bezahlt.

Zählt bei der 800.000-€-Grenze mein Gewinn oder mein Umsatz?

Der Umsatz, also die Summe deiner Einnahmen ohne Umsatzsteuer im Vorjahr. Für 2027 zählt der Umsatz aus 2026.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen und dürfen weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können, seit dem 1. Januar 2025.

Ist ZUGFeRD erlaubt, wenn mein Kunde nur PDFs öffnen kann?

Ja, das ist der Vorteil von ZUGFeRD: Die Datei ist ein normales PDF zum Ansehen und enthält die XML-Daten für die Buchhaltung. Das Profil muss aber mindestens EN 16931 sein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL zählen nicht als E-Rechnung.

Was passiert, wenn ich ab 2028 noch ein PDF schicke?

Dann fehlt eine ordnungsgemäße Rechnung. Das größte Risiko trägt dein Kunde: ihm kann der Vorsteuerabzug verwehrt werden. Viele Firmenkunden werden PDF-Rechnungen deshalb ablehnen und eine E-Rechnung verlangen.