Rechnungsnummer: Regeln, Beispiele und Nummernkreise

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die nur einmal vergeben wird. Mehr schreibt das Gesetz nicht vor. Du entscheidest also selbst, wie lang die Nummer ist, ob Buchstaben darin stehen und mit welcher Zahl du anfängst.

Der Zweck: Jede Rechnung soll sich eindeutig finden lassen, für dich, deinen Kunden und das Finanzamt. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind deshalb der eigentliche Fehler.

Beispiele, die erlaubt sind

Aufbau	Beispiel	Gut für
Nur Zahl	1001, 1002, 1003	Wenige Rechnungen im Jahr
Jahr + Zahl	2026-001, 2026-002	Neu zählen in jedem Jahr
Kürzel + Jahr + Zahl	RE-2026-00001	Rechnungen und Angebote trennen
Jahr + Monat + Zahl	2026-10-001	Viele Rechnungen pro Monat
Standort + Zahl	LU-0001, MA-0001	Mehrere Filialen oder Bereiche

Mehrere Nummernkreise nebeneinander sind erlaubt, solange du zeigen kannst, welche Rechnung zu welchem Kreis gehört und keine Nummer doppelt vorkommt.

Lücken in der Nummernfolge

Eine Lücke, etwa weil du einen Entwurf gelöscht oder eine Nummer übersprungen hast, macht deine Rechnungen nicht ungültig. Bei einer Prüfung fragt das Finanzamt aber nach, ob Einnahmen fehlen. Halte deshalb kurz fest, warum es die Lücke gibt.

Am einfachsten vermeidest du Lücken, wenn die Nummer erst beim Ausstellen vergeben wird, nicht schon beim Anlegen eines Entwurfs. Ein Entwurf, den du verwirfst, verbraucht dann keine Nummer.

Was du nicht tun solltest

Eine Nummer zweimal vergeben, auch nicht in verschiedenen Programmen oder Dateien.
Eine verschickte Rechnung mit derselben Nummer neu ausstellen. Korrigiere sie stattdessen mit einem Storno.
Den Aufbau mitten im Jahr ohne Grund ändern. Ein Wechsel zum Jahresanfang ist leicht nachvollziehbar.
Nummern von Hand in Word oder Excel hochzählen, wenn mehrere Leute Rechnungen schreiben.

So vergibt rechnungio die Nummer

1
Aufbau einmal festlegen
In den Einstellungen unter Rechnungen › Nummernkreise, zum Beispiel RE-%YYYY-%NUMBER. Jahr, Monat und Tag sind als Platzhalter möglich.
2
Entwurf schreiben
Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Du kannst ihn ändern oder löschen, ohne dass eine Lücke entsteht.
3
Ausstellen
Erst jetzt vergibt rechnungio die nächste freie Nummer und das Rechnungsdatum. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern.

Was sonst auf die Rechnung muss: Pflichtangaben einer Rechnung. Und wenn doch ein Fehler drin ist: Rechnung korrigieren.

Dieser Text erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnungsnummer lückenlos sein?

Nein, das Umsatzsteuergesetz verlangt eine fortlaufende und einmalige Nummer, keine lückenlose. Lücken wecken bei einer Betriebsprüfung aber Fragen, etwa ob Rechnungen fehlen. Am sichersten ist eine Nummer, die ein Programm beim Ausstellen vergibt.

Darf meine erste Rechnung eine andere Nummer als 1 haben?

Ja. Du darfst mit jeder Nummer anfangen, zum Beispiel mit 1000 oder 2026-001. Wichtig ist nur, dass es danach fortlaufend weitergeht und keine Nummer doppelt vorkommt.

Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?

Ja, wenn das Jahr Teil der Nummer ist, zum Beispiel 2026-001 und 2027-001. So bleibt jede Nummer einmalig.

Darf der Kundenname in der Rechnungsnummer stehen?

Ein Kürzel ist erlaubt, etwa MUE-2026-01 für einen Kunden Müller, solange jede Nummer insgesamt nur einmal vorkommt. Einfacher und sicherer ist ein Nummernkreis für alle Kunden.

Braucht jede Rechnung eine Nummer?

Fast jede. Nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen ohne Rechnungsnummer auskommen. Mit Nummer ist trotzdem besser, weil du sie sonst schwer wiederfindest.

Bekommt eine Stornorechnung eine eigene Nummer?

Ja. Eine Stornorechnung ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, oft aus einem eigenen Nummernkreis für Stornos. Sie nennt die Nummer der Rechnung, die sie aufhebt.